Code d’éthique
Mines d’Or Wesdome
Code d’éthique
(Approuvé le 11 octobre 2006)
1. But
Le présent code d’éthique (« Code ») vise à étayer de documents la déontologie à laquelle le personnel, les cadres et les administrateurs de Wesdome Gold Mines Ltd. doivent adhérer. Il vise à :
(a) promouvoir l’éthique et l’honnêteté auprès de l’ensemble du personnel de Wesdome Gold Mines («Wesdome»);
(b) favoriser l’évitement de conflits d’intérêt;
(c) promouvoir la divulgation entière, exacte, rapide et compréhensible de renseignements dans les rapports et les écrits que Wesdome soumet aux organismes de réglementation de valeurs mobilières de même que dans toutes autres communications publiques diffusées par Wesdome;
(d) promouvoir le respect des lois et de la réglementation gouvernementale en vigueur;
(e) promouvoir la signalisation interne, sans délai, de toutes violations au Code à une personne compétente;
(f) promouvoir la responsabilité individuelle d’adhérer au Code;
(g) encadrer le personnel, les cadres et les administrateurs de Wesdome en vue de les aider à reconnaître et à traiter les questions d’ordre éthique;
(h) fournir des mécanismes de divulgation de conduites et de comportements contraires à l’éthique;
(i) favoriser le développement, à Wesdome, d’une culture d’entreprise fondée sur des valeurs d’honnêteté et de responsabilisation.
Wesdome exige que son personnel, ses cadres et ses administrateurs se conforment en tout temps aux principes précités et aux dispositions détaillées énoncées ci-dessous. Toute violation d’un membre du personnel, d’un cadre ou d’un administrateur au Code constitue un motif justifiant des mesures disciplinaires, y compris, mais non exclusivement, le congédiement ou la cessation des fonctions de direction sur-le-champ.
2. Éthique en milieu de travail
a) Environnement non discriminatoire
Wesdome favorise le maintien d’un environnement de travail dans lequel les personnes sont traitées avec respect et dignité. Wesdome souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. En sa qualité d’employeur et d’organisation, Wesdome ne tolère aucunement que ses employés, cadres ou administrateurs fassent preuve, à l’égard d’employés, de cadres et de administrateurs autres ou à l’égard d’éventuels employés, cadres ou administrateurs, de discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’origine, l’âge, l’orientation sexuelle, un handicap ou toutes catégories autres protégées par les lois et règlements fédéraux et provinciaux. Wesdome prévoit l’adoption d’accommodements raisonnables pour son personnel conformément aux lois et aux règlements en vigueur.
b) Milieu de travail sans harcèlement
Wesdome ne tolère aucune forme de harcèlement à l’égard de son personnel, de ses entrepreneurs ou de ses fournisseurs. La politique en matière de harcèlement de Wesdome fournit plus de détails sur cette question.
Il y a lieu de se rappeler que le harcèlement sexuel est illégal et qu’il est interdit à tous les employés, cadres et administrateurs de Wesdome de faire subir du harcèlement sexuel. Le harcèlement sexuel se définit comme une conduite sexuelle importune manifestée visuellement, verbalement ou physiquement. Il se traduit de plusieurs façons, y compris, mais non exclusivement, par des avances sexuelles importunes, des contacts importuns, des contacts suggestifs ou des suggestions de même que par l’affichage de matériel visuel à connotation sexuelle.
c) Abus d’alcool ou d’autres drogues
Wesdome s’engage à maintenir un environnement de travail sécuritaire et sain où l’abus d’alcool et de drogues autres n’a pas sa place. Les employés, les cadres et les administrateurs doivent s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière professionnelle sans qu’ils ne soient sous l’influence d’alcool ou d’autres drogues dans la mesure que ces substances peuvent aliéner leur jugement et leur rendement au travail. La politique de Wesdome en matière de consommation d’alcool et de drogues autres fournit de plus amples détails sur la tolérance de la compagnie à cet égard et aux mesures disciplinaires y afférant.
d) Violence en milieu de travail
Le milieu de travail doit demeurer exempt de comportements violents. Wesdome ne saurait tolérer la moindre forme de violence en milieu de travail, y compris les comportements à l’égard de collègues de travail prenant la forme de menaces, d’intimidation, d’agressivité ou de dénigrement.
e) Embauche de membres de la famille
L’embauche de plus d’un parent pour occuper un poste à une mine ou à un bureau de Wesdome est admissible. Néanmoins, la supervision d’un membre du personnel par un parent n’est pas permise à moins qu’elle ne soit autorisée par le président ou le vice-président - Exploitation. Sauf dans le cas d’emplois d’été ou d’embauche d’étudiants participant à un programme d’enseignement coopératif, Wesdome décourage la supervision indirecte d’un employé par un parent et, le cas échéant, exige l’approbation préalable du président ou du vice-président – Exploitation.
3. Environnement, santé et sécurité
a) Environnement
Wesdome s’engage à adhérer aux principes de saine gestion de l’environnement. En partenariat avec l’ensemble du milieu et de la communauté, Wesdome a l’intention de se comporter comme une entreprise socialement responsable et bienveillante. Wesdome s’engage à adopter, à toutes les étapes de ses activités commerciales, un mode de gestion selon lequel les effets négatifs de ses opérations sur l’environnement sont réduits au minimum. La politique en matière d’environnement de Wesdome fournit de plus amples détails à cet égard.
b) Santé et sécurité
Wesdome s’engage à fournir un milieu de travail sain et sécuritaire, conformément aux lois et aux règlements en vigueur. Les membres du personnel doivent être au courant des questions et des politiques en matière de sécurité qui affectent leur emploi, les autres employés et la communauté en général. Dès qu’ils ont connaissance de la survenance de circonstances qui ont des répercussions négatives sur la santé et la sécurité du milieu de travail ou de la communauté, les dirigeants doivent agir et s’attaquer au problème sur-le-champ. Le personnel doit immédiatement aviser les dirigeants du moindre accident de travail ou de la moindre situation mettant en péril leur vie, celle de leurs collègues de travail et celle de la communauté en général de façon à ce que des actions et des mesures correctives soient prises sans délai.
4. Relations avec les tiers
a) Conflit d’intérêt
Le personnel, les cadres et les administrateurs sont tenus de se comporter avec honnêteté et intégrité et d’éviter les rapports ou les activités susceptibles de créer ou de donner l’impression de créer un conflit entre leurs intérêts personnels et ceux de Wesdome. Les membres du personnel sont tenus de rapporter par écrit, sans tarder, toute situation de conflit d’intérêt possible à leur directeur ou, si ce dernier est impliqué dans la situation de conflit d’intérêt, au vice-président – Exploitation. Les cadres et les administrateurs doivent dénoncer, par écrit, toutes situations apparentes de conflit d’intérêt au Comité de vérification.
Les conflits d’intérêt surgissent lorsque les fonctions ou les responsabilités d’un employé de Wesdome créent une occasion de gain personnel autre que la rémunération et les avantages qui lui sont normalement versés en raison de son lien d’emploi ou de son poste de cadre ou d’administrateur. Les conflits d’intérêt surgissent également lorsque les intérêts personnels d’un administrateur, d’un cadre ou d’un employé et ceux de Wesdome sont contradictoires, donnant ainsi lieu à des loyautés partagées. Ces dernières peuvent inciter un administrateur, un cadre ou un employé à faire prévaloir leurs intérêts personnels tandis que leurs responsabilités professionnelles devraient prédominer. Les administrateurs, les cadres et les employés doivent s’acquitter des responsabilités liées à leur poste, se laisser guider par ce qui est le plus profitable pour Wesdome et se dégager de toutes considérations ou relations personnelles.
b) Cadeaux et divertissements
Les employés, les cadres et les administrateurs de Wesdome, de même que leurs familles immédiates, ne doivent pas se servir de leur position pour solliciter des sommes d’argent, des cadeaux ou des services gratuits auprès des fournisseurs ou des entrepreneurs de Wesdome et ce, pour leur propre bénéfice, celui de leur famille immédiate ou celui d’amis. Il est interdit d’accepter les cadeaux ou les occasions de divertissement que l’on peut raisonnablement considérer comme extravagants pour l’employé, le cadre ou l’administrateur à qui ils sont offerts, qui pourraient indûment influencer les relations d’affaires de Wesdome avec ceux qui les offrent ou qui engagent Wesdome à l’endroit d’un fournisseur ou d’un entrepreneur. Wesdome a établi des lignes directrices relatives aux cadeaux et aux divertissements.
(1) Les cadeaux et divertissements symboliques (ex. : articles, stylos, calendriers, couvre-chefs, chemises et tasses portant le logo d’un entrepreneur ou d’un fournisseur) sont acceptables.
(2) Les invitations à participer à des réunions, à des colloques, à des conférences ou à des séminaires d’affaires ou de formation sur un produit sont acceptables si la valeur de ces invitations est raisonnable.
(3) Les invitations à des événements sociaux, culturels ou sportifs sont acceptables si le coût des billets est raisonnable et que la présence de l’employé, du cadre ou de l’administrateur de Wesdome favorise le maintien de relations d’affaires courantes comme le réseautage (ex. : repas, soirées et billets).
(4) Les invitations à une partie de golf ou de pêche, à un événement sportif ou à un voyage du même genre qui, dans l’industrie, sont courantes selon le poste occupé à Wesdome et qui favorisent les relations de travail harmonieuses avec l’entrepreneur et le fournisseur en question sont acceptables. Néanmoins, les invitations lancées aux membres du personnel doivent d’abord recevoir l’aval de leur directeur.
c) Relations avec fournisseurs et les entrepreneurs
Wesdome effectue une sélection non discriminatoire de ses fournisseurs et de ses entrepreneurs. Wesdome les choisit en fonction de la qualité, du prix, du service, des conditions de livraison et de fourniture des biens et des services. Les décisions prises par les employés en matière d’achats de biens et de services ne doivent jamais être fondées sur leurs intérêts personnels ou ceux de parents et d’amis.
Les membres du personnel doivent aviser leur directeur de toutes relations d’affaires qui donnent l’apparence de conflit d’intérêt. Les cadres et les administrateurs doivent en informer le Comité de vérification.
d) Relations publiques
Les questions de relations publiques et les rapports avec les médias incombent au président-directeur général et au vice-président - Développement corporatif de Wesdome. Wesdome ne permet pas à ses employés de répondre aux questions ou aux demandes des médias écrits et électroniques – journaux, revues spécialisées, radio, télévision – et de toutes sources externes qui demandent de l’information sur Wesdome et ses activités, à moins d’avoir reçu l’autorisation expresse de représenter Wesdome auprès des médias. Les employés qui sont approchés par les médias pour obtenir des renseignements sur un sujet quelconque doivent immédiatement diriger l’appel à l’une des personnes susmentionnées.
Le personnel doit prendre garde de ne pas divulguer de renseignements confidentiels, personnels ou organisationnels dans le cadre de discussions publiques ou informelles avec, entre autres, les médias.
e) Conseil d’administration
Le personnel de Wesdome ne peut siéger au conseil d’administration ou au conseil exécutif d’une autre entreprise ou d’une autre organisation, qu’elle soit publique ou privée, sans l’autorisation écrite du président et chef des opérations de Wesdome. Les postes au conseil d’administration ou au conseil exécutif de telles entreprises ou organisations ne seront pas autorisés à moins qu’ils ne servent les intérêts de Wesdome. Le président peut autoriser un employé à siéger au conseil d’administration d’une entreprise si le poste d’administrateur s’avère nécessaire à la bonne conduite des affaires de Wesdome ou à siéger au conseil d’administration d’une organisation, philanthropique ou autre, si le poste d’administrateur peut avoir un effet positif sur l’image de Wesdome dans la communauté.
5. Conformité à la loi
a) Conformité aux lois, aux règlements et aux règles
Les membres du personnel, les cadres et les administrateurs sont tenus en tout temps de se conformer de bonne foi aux lois, aux règlements et aux règles en vigueur.
Les membres du personnel, les cadres et les administrateurs doivent apporter leur entière collaboration aux personnes qui ont la responsabilité de rédiger des rapports destinés aux organismes de réglementation des valeurs mobilières ou de préparer des documents accessibles au public investisseur et ce, afin que ces personnes soient mises au fait, en temps opportun, des renseignements devant être divulgués. Les membres du personnel, les cadres et les administrateurs doivent également collaborer entièrement avec les vérificateurs indépendants dans la rédaction de rapports de vérification et dans la préparation de documents financiers.
Les cadres supérieurs de Wesdome sont tenus de respecter les procédures de la compagnie en matière de rapidité de divulgation de renseignements importants. Ils doivent fournir des renseignements complets, justes, précis, compréhensibles et opportuns, qui seront incorporés dans les rapports et les documents soumis auprès des autorités de réglementation des valeurs mobilières. Il en est de même pour les documents accessibles au public investisseur.
b) Vérification interne
Les procédures de vérification interne sont essentielles au bien-être de Wesdome et de ses employés. Le personnel doit être conscient que toute dérogation inappropriée aux procédures de vérification interne établies par la direction est strictement interdite. Toute dérogation aux procédures de vérification interne par un membre du personnel ou un cadre de Wesdome entraînera des mesures disciplinaires immédiates pouvant aller jusqu’au congédiement.
6. Information et registres
a) Information confidentielle et renseignements exclusifs
Les membres du personnel, les cadres et les administrateurs sont susceptibles d’avoir accès à des informations jugées confidentielles par Wesdome ou de prendre part à la conception ou au développement de nouvelles procédures en lien avec les activités de Wesdome. Ces personnes sont tenues de ne pas divulguer le moindre renseignement confidentiel à des personnes qui ne sont pas à l’emploi de Wesdome. Les employés, les cadres et les administrateurs de Wesdome sont responsables de protéger les documents et les informations de Wesdome auxquels ils ont directement ou indirectement accès en raison de leur lien avec Wesdome à titre d’employé, de cadre ou d’administrateur.
b) Rapports et documents financiers
Wesdome se conforme à des normes de précision et d’exhaustivité élevées dans la préparation de ses documents financiers. Ces derniers constituent la base des activités de Wesdome et s’avèrent essentiels au respect de ses obligations à l’endroit de son personnel et de ses investisseurs. Il en est de même pour le respect des règlements, des impôts, des rapports financiers et des prescriptions juridiques autres. Le personnel, les cadres et les administrateurs de Wesdome qui inscrivent des données dans les livres comptables ou qui émettent des rapports financiers ou des rapports destinés aux autorités de réglementation ont le devoir et la responsabilité de présenter fidèlement tous les renseignements avec vérité, précision et rapidité. Le personnel, les cadres et les administrateurs ne sont nullement autorisés à exercer la moindre influence sur les vérificateurs indépendants de Wesdome, ou à user de coercition à leur encontre, à les induire en erreur ou à les manipuler ou à tenter de les manipuler.
c) Conservation des dossiers
Wesdome observe une méthode de gestion de ses dossiers qui est conforme à la législation et à la réglementation en matière de conservation des documents. Le terme « dossiers d’entreprise » couvre un grand éventail de dossiers, de rapports, de plans d’affaires, de reçus, de politiques et de communications, en version papier et en version électronique. Wesdome interdit toute destruction non autorisée ou toute altération de dossiers, qu’ils soient en version papier ou en version électronique, lorsque Wesdome est tenu, par la loi ou par les règlements gouvernementaux en vigueur, de conserver ces documents ou lorsque Wesdome sait que le gouvernement pourrait faire une enquête ou intenter une poursuite relativement à ces documents ou lorsqu’une enquête ou une poursuite du gouvernement relativement à ces dossiers est en suspens.
7. Actifs de Wesdome Gold Mines
a) Utilisation des biens de Wesdome Gold Mines
Il est interdit d’utiliser les biens de Wesdome pour son bénéfice personnel ou à des fins personnelles non autorisées et illégales ou contraires à l’éthique. Il est interdit d’utiliser des renseignements sur Wesdome et sur ses actifs (technologie, propriété intellectuelle, bâtiments, terrains, équipements et blocs de programmes informatiques) à des fins autres que professionnelles.
b) Destruction et vol de biens
Wesdome interdit à ses employés, à ses cadres et à ses administrateurs d’endommager intentionnellement ses biens et ses actifs ou de les détruire et de les voler. La politique de Wesdome en matière de possession de métaux précieux fournit de plus amples renseignements concernant le vol de métaux précieux.
c) Technologie de l’information
Les systèmes de technologie de l’information de Wesdome, y compris les ordinateurs, les courriels et l’accès à Internet, les téléphones et la messagerie vocale, sont la propriété de Wesdome. L’utilisation à des fins personnelles de ces équipements doit être occasionnelle et conforme à la politique de Wesdome en la matière.
Les membres du personnel de Wesdome, ses cadres et ses administrateurs ne sont pas autorisés à utiliser les systèmes de technologie de l’informatique de Wesdome pour les motifs suivants :
(1) Permettre à d’autres personnes d’accéder aux systèmes de technologie de l’informatique de Wesdome en leur fournissant un mot de passe ou un code de sécurité;
(2) Envoyer des messages harcelants, menaçants ou obscènes;
(3) Transmettre des lettres faisant partie d’une chaîne;
(4) Accéder à Internet pour mauvais usage;
(5) Envoyer des documents protégés par un droit d’auteur sans autorisation de reproduction;
(6) Faire de la sollicitation auprès de personnes ou de groupes sans l’autorisation d’un cadre supérieur;
(7) Diriger des activités commerciales personnelles.
Wesdome peut contrôler l’utilisation de ses systèmes de technologie de l’information.
UTILISATION DU PRÉSENT CODE D’ÉTHIQUE ET DÉNONCIATION DE NON-RESPECT
Il incombe à tous les membres du personnel, aux cadres et aux administrateurs de Wesdome de comprendre et de respecter le présent Code.
Les membres du personnel, les cadres et les administrateurs qui sont témoins ou qui ont connaissance d’une violation dans les faits ou d’une violation potentielle du présent Code d’éthique, des lois ou des règlements en vigueur, par des employés de Wesdome ou par des associés autres ont la responsabilité de rapporter les circonstances conformément à ce qui est mentionné aux présentes et de collaborer à l’avancement de toutes enquêtes que pourrait mener Wesdome. Le présent Code vise à fournir un climat de communication ouvert en ce qui concerne les questions de conformité et à assurer que le personnel qui agit de bonne foi ait les moyens de rapporter toutes violations potentielles et violations dans les faits.
Pour obtenir de l’aide en ce qui a trait aux questions de conformité et pour rapporter des infractions potentielles ou des infractions dans les faits, les membres du personnel doivent communiquer avec leur directeur, qui, à son tour, en fera part au vice-président – Développement corporatif. Si le directeur est incapable de résoudre la question ou si le personnel n’est pas à l’aise de discuter de la question avec son directeur, il devrait solliciter l’aide du vice-président – Développement corporatif ou celle du président. Le personnel peut également soumettre, par écrit et en toute confidentialité, un rapport de violation au Code auprès du président du Comité de vérification. Le rapport doit être remis dans une enveloppe sur laquelle on peut lire la mention suivante : « Ne doit être ouvert que par le Comité de vérification – Question ayant trait au Code d’éthique ». Le personnel peut soumettre cette enveloppe confidentielle directement ou par le biais du vice-président – Développement corporatif, qui se chargera de la transmettre au président du Comité de vérification. L’enveloppe soumise directement au Comité de vérification doit être adressée comme suit :
Président du Comité de vérification
A/s de Wesdome Gold Mines Ltd.
8 King St. East, Suite 1305
Toronto, ON, M5C-1B5
Les cadres et les administrateurs qui ont connaissance d’un cas de violation du présent Code doivent aviser immédiatement le président du Comité de vérification, au vu de tous ou en toute confidentialité, conformément à ce qui est énoncé précédemment.
Lorsqu’ils reçoivent une plainte, le vice-président – Développement corporatif ou le Comité de vérification, selon le cas, doivent mener une enquête sur le fait dénoncé et prendre des mesures disciplinaires pouvant mener jusqu’au congédiement.
Aucunes représailles ne sont exercées à l’endroit du personnel, des cadres ou des administrateurs qui ont rapporté, de bonne foi, des questions de non-respect ou de violation.
Le vice-président – Développement corporatif et le Comité de vérification conservent, sous le sceau de la confidentialité, toutes plaintes reçues pendant une durée de sept ans.